Wie zum Ende jeden Jahres könnte man sich die Frage stellen, welche der Unterlagen, die sich über die Jahre angesammelt haben, vernichtet werden dürfen.
Zunächst sind die für Unternehmer geltenden Aufbewahrungsfristen zu beachten. Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Digitale Aufzeichnungen müssen zehn Jahre lang gespeichert werden. Handels- und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
Daraus ergibt sich, dass zu Beginn des Jahres 2012 Unternehmer Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2001, Inventare, die bis 31.12.2001 oder Jahresabschlüsse, die bis zum 31.12.2001 oder früher aufgestellt worden sind, und Buchungsbelege aus dem Jahr 2001 und älter entsorgen können. Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31.12.2005 oder früher abgesandt wurden, können ebenfalls vernichtet werden.
Sofern für Jahre, für die Unterlagen nach den allgemeinen Grundsätzen vernichtet werden könnten, allerdings eine steuerliche Betriebsprüfung begonnen wurde, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist bis zum Abschluss dieser Prüfung.