Der Begriff des „Homeoffice“ hat den Ausdruck „Arbeitszimmer“ im Wirtschaftsleben zwar abgelöst, die steuerliche Beurteilung, die damit verbundenen steuerlichen Fragestellungen und Antworten sind aber die gleichen geblieben. Durch die immer weiter fortschreitende Digitalisierung in der Arbeitswelt müssen sich aber immer mehr Menschen mit den Steuerfolgen ihres Homeoffices befassen.
Ein steuerlich anzuerkennendes Arbeitszimmer liegt vor, wenn innerhalb der eigenen Wohnung – Mietwohnung oder Eigentum – ein Raum nicht nur gelegentlich für berufliche Zwecke genutzt wird. Das setzt voraus, dass dieser Raum auch für diese Tätigkeit ausgestattet ist. D. h., es muss ein Schreibtisch, ein Stuhl, ein Schrank für Bürounterlagen, ein PC oder Laptop neben weiteren funktionellen Einrichtungsgegenständen, wie Lampen, Heizung und Ablageflächen vorhanden sein. Ein Raum zur Lagerung von Waren oder Mustern eines Handelsvertreters ist kein Arbeitszimmer.
Der Gesetzgeber bezeichnet diesen Raum als „häusliches Arbeitszimmer“, was bedeutet, dass nach einer Beurteilung der Einrichtung und den übrigen zum Wohnen geeigneten und vorgesehenen Räumen eine ausschließliche bzw. ganz überwiegende berufliche Nutzung gegeben sein muss. Die Rechtsprechung beschreibt das Arbeitszimmer als beruflich genutzten Arbeitsraum, der nach seiner Funktion und Ausstattung nahezu ausschließlich der häuslichen büromäßigen Erledigung gedanklicher (!), schriftlicher oder verwaltungstechnischer Arbeiten dient. Eine private Nutzung unter 10 % wird von der Rechtsprechung und Finanzverwaltung noch akzeptiert. Das Finanzamt hat auch das Recht, diese Nutzung im Rahmen einer Nachschau zu überprüfen, man muss aber keinen unangekündigten Beamten in seine Wohnung einlassen!
Der Werbungskostenabzug für Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers wird nicht gewährt, wenn dem Arbeitnehmer ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Die Abzugssperre gilt aber nur dann, wenn der Arbeitnehmer auf diesen Arbeitsplatz auch jederzeit zugreifen kann. Stehen z. B. für 10 Arbeitnehmer nur 5 Arbeitsplätze zur Verfügung und werden diese regelmäßig auch genutzt, hat der Arbeitnehmer keinen Arbeitsplatz in diesem Sinne.
Die Werbungskosten für das Arbeitszimmer sind gesetzlich auf 1.250 Euro p. a. begrenzt. Wird das Arbeitszimmer von zwei dem Haushalt angehörigen Personen genutzt, die beide die Voraussetzungen für den Abzug erfüllen, bleibt die Höchstgrenze bestehen. Werden zwei Arbeitszimmer in einer Wohnung von jeweils einem Haushaltsangehörigen genutzt, kann der Höchstbetrag je Person beansprucht werden.
Abzugsfähig sind die anteiligen Kosten für die Miete samt Nebenkosten, Reparaturkosten, Tapeten, Teppiche, Gardinen, fest installierte Lampen. Bei einem Arbeitszimmer im eigenen Haus sind statt der Miete die anteilige AfA (Abschreibung für Abnutzung) und Schuldzinsen sowie die Betriebskosten für das Grundstück abzugsfähig. Die Möbel des Arbeitszimmers und sonstige Einrichtungsgegenstände sind unabhängig von der Grenze in Höhe der Anschaffungskosten (bis zu 800 Euro je Gegenstand) bzw. der AfA abzugsfähig.
Die Begrenzung entfällt vollständig, wenn das Homeoffice den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit darstellt. Dies ist in – seltenen – Fällen von der Rechtsprechung für einen Verkaufsleiter, einen Praxis-Consultant für die betriebswirtschaftliche Beratung von Arztpraxen anerkannt worden.
Für Gewerbetreibende und Selbständige mit einem Homeoffice im eigenen Haus gehört dieses Office anteilig zum Betriebsvermögen und kann bei Veräußerung oder Aufgabe des Betriebs in Höhe der stillen Reserven zum Veräußerungsgewinn rechnen. Ebenfalls beim Umzug in ein anderes Haus oder eine Mietwohnung. Dagegen ist das Homeoffice nicht schädlich, wenn das Bewohnen des Hauses Voraussetzung für die Inanspruchnahme von Steuerbefreiungen ist, z. B. bei Veräußerung des Hauses innerhalb von 10 Jahren und bei Vererbung an nahe Angehörige.