Die Alternative zur 1 %-Regelung (inkl. der 0,02 %-Versteuerung) ist die Führung eines Fahrtenbuchs. Dieses ist „ordnungsgemäß“ zu führen. Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich jedoch nicht normiert.
Als „ordnungsgemäß“ wird ein Fahrtenbuch unter diesen Voraussetzungen anerkannt:
• dienstlich und privat zurückgelegte Fahrtstrecken sind gesondert und laufend sowie mit dem Datum der Fahrt aufzuzeichnen
• der Kilometerstand ist zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit zu verzeichnen
• das Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute ist anzugeben
• der Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner sind zu nennen
Bei Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben und auch Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte benötigen nur einen kurzen Vermerk im Fahrtenbuch.
Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuellen Fahrtenbuch gewinnen lassen.
Das Finanzgericht Niedersachsen beschreibt in seinem Urteil 3 K 107/18 die verwendete technische Lösung wie folgt:
• Aufsteckmodul im Fahrzeug,
• GPS-Technik, die Ort und Zeit des Beginns und des Endes der Fahrt erfasst,
• Speicherung in einer zentralen Datenbank,
• Abschluss einer Erfassungsperiode innerhalb von maximal sieben Tagen,
• keine automatische Übernahme des Tachostandes aus den Fahrzeugdaten.