Das Finanzgericht des Saarlandes entschied, dass Fahrtkostenerstattungen nur dann nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei sind, wenn der Arbeitgeber zeitnah Unterlagen erstellt und aufbewahrt hat, anhand derer die Überprüfung der Steuerfreiheit des ausgezahlten Fahrtkostenersatzes nachgeprüft werden kann. Dies gilt lt. Gericht auch dann, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber übereinstimmend bestätigen, dass Fahrtkosten im Wege der Einzelabrechnung und unterhalb der gesetzlich zulässigen Pauschbeträge erstattet wurden (Az. 2 K 1082/14).
Auch wenn die Regelung des § 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV es gestattet, steuerfrei ausgezahlte Beträge im Lohnkonto in einer Summe auszuweisen, müsse sich aus den neben dem Lohnkonto zu führenden Unterlagen zweifelsfrei ergeben, für welche konkrete Dienstreise und in welcher Höhe dem Arbeitnehmer jeweils Aufwendungen für Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen oder sonstige Nebenkosten erstattet
wurden.