Am Jahresende wird gern Ordnung gemacht und überflüssige Unterlagen entsorgt. Ein Unternehmer darf jedoch nicht unterschiedslos alles wegwerfen.
Laut § 257 Handelsgesetzbuch und § 147 Abgabenordnung müssen Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege und Zollunterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe bzw. die Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe brauchen dagegen nur 6 Jahre aufbewahrt werden.
Arbeitgeber, die geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte oder Beschäftigte z. B. des Bau- und Gaststättengewerbes beschäftigen, müssen die entsprechenden Unterlagen in der Regel 2 Jahre aufbewahren.