Ab dem 01.01.2025 tritt für alle Unternehmen mit elektronischen Aufzeichnungssystemen (insbesondere Kassensysteme, Taxameter und Wegstreckenzähler) die Mitteilungspflicht an die Steuerverwaltung in Kraft. Das Bundesministerium der Finanzen hat dazu ein elektronisches Meldeverfahren über „Mein ELSTER“ eingeführt, das die bisher ausgesetzte Meldepflicht aktiviert.
Welche Aufzeichnungssysteme sind zu melden?
Betroffen sind folgende elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 1 Kassensicherungsverordnung):
- Computergestützte Kassensysteme,
- Tablet- oder App-basierte Kassen,
- elektronische Registrierkassen,
- Taxameter und
- Wegstreckenzähler.
Was ist zu melden?
Im Einzelnen sind folgende Informationen eines Kassensystems zu melden, unabhängig davon, ob die Kassensysteme gekauft, gemietet, geliehen oder geleast wurden:
- Art des Kassensystems,
- Seriennummer,
- Anschaffungsdatum,
- Außerbetriebnahmedatum und
- Art der technischen Sicherheitseinrichtung.
Hierbei sind neben allgemeinen Angaben (z. B. Steuernummer, Firmenname, Adressdaten) weitere spezifische Angaben zu Betriebsstätten, den elektronischen Aufzeichnungssystemen sowie den zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) vorzunehmen.
Bei jeder Meldung müssen stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme gemeldet werden (Brutto-Methode). Änderungen, wie die Anschaffung eines neuen Kassensystems oder die Außerbetriebnahme, erfordern stets eine Aktualisierung der gesamten abgegebenen Mitteilung.
Wann ist zu melden?
Folgende Fristen und Besonderheiten gibt es:
- Für vor dem 01.07.2025 angeschaffte Kassensysteme: Meldung bis 31.07.2025
- Für nach dem 01.07.2025 angeschaffte Kassensysteme: Meldung innerhalb eines Monats ab dem Datum des jeweiligen Ereignisses
- Für nach dem 01.07.2025 außer Betrieb genommene Kassensysteme: Meldung innerhalb eines Monats ab dem Datum des jeweiligen Ereignisses
- Jedes Kassensystem muss einer Betriebsstätte zugeordnet werden
- Wechsel der Betriebsstätte ist meldepflichtig
Für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler bestehen gesonderte Regelungen. Diese können dem Schreiben des BMF „Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Absatz 4 Abgabenordnung“ vom 28.06.2024 unter www.bundesfinanzministerium.de entnommen werden.
Wie erfolgt die Mitteilung?
Die Meldung erfolgt elektronisch über das Steuerportal Mein ELSTER. Für die Mitteilung über „Mein ELSTER“ steht dort ab dem 01.01.2025 ein spezielles Formular mit dem Titel „Mitteilungsverfahren nach § 146a AO“ zur Verfügung.
Was gilt bei mehreren Betriebsstätten?
Für jede Betriebsstätte ist eine separate Mitteilung erforderlich. Änderungen (z. B. Anschaffung oder Außerbetriebnahme eines neuen Systems), die nur eine Betriebsstätte betreffen, erfordern nur eine Aktualisierung der Mitteilung, die für diese Betriebsstätte abgegeben wurde.