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1. September 2020 – Tax
Aufzeichnungspflichten bei der Einnahmenüberschussrechnung

Aufzeichnungs- und Vorlagepflichten sind je nach Gewinnermittlungsart unterschiedlich. Die Datenanforderung hängt von der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht des Steuerpflichtigen ab. “Freiwillig” geführte Unterlagen und Daten unterliegen nicht dem Datenzugriff. So entschied der Bundesfinanzhof (Az. X R 8/18).

Der Kläger war als Maler tätig und ermittelte seinen Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung. Das Finanzamt ordnete eine Außenprüfung an und forderte den Kläger auf, einen Fragebogen zum EDV-System auszufüllen. Daneben verlangte es die Überlassung von nicht näher bezeichneten “Datenträgern”. Im Fragebogen wurde angekreuzt, dass digitale Daten, auf die bei der Außenprüfung zurückgegriffen werden könnte, nicht vorlägen. Handschriftlich wurde ergänzt, dass der Kläger nicht buchführungspflichtig sei und eine elektronische Kasse nicht existiere. Bareinnahmen lägen kaum vor. Die Belege seien ausschließlich in Papierform archiviert worden, das Archivierungssystem bestehe aus Ordnern. Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie Kontoauszüge und die gesetzlichen Aufzeichnungen nach dem UStG würden zur Prüfung vorgelegt. Der Kläger legte die elektronischen Aufzeichnungen u. a. für seine Betriebseinnahmen (einschließlich Umsatzsteuer sowie Privatanteile) vor. Für nahezu sämtliche Betriebsausgaben legte er lediglich Papierbelege vor.

Der BFH gab dem Kläger Recht. Voraussetzung für die Datenanforderung sei das Bestehen einer Aufbewahrungspflicht. Der Finanzbehörde stünden diese Befugnisse nur in Bezug auf jene Unterlagen zu, die der Steuerpflichtige aufzubewahren habe. Dementsprechend sei es bereits grundsätzlich ausgeschlossen, dass die Finanzverwaltung mittels Datenzugriffs Einsicht in Unterlagen verlangen könne, die zwar vorhanden seien, aber vom Steuerpflichtigen nicht aufbewahrt werden müssten.

Vom Datenzugriffsrecht zu unterscheiden sei das Vorlageverlangen. Hiernach sei ein Steuerpflichtiger im Rahmen der Außenprüfung u. a. zur Vorlage von Aufzeichnungen, ggf. Büchern, Geschäftspapieren und anderen Urkunden zur Einsicht und Prüfung verpflichtet. Auch Unterlagen, für die keine Aufbewahrungspflicht bestehe, seien, soweit vorhanden, vorzulegen. Allerdings beziehe sich diese Vorlagepflicht des Steuerpflichtigen regelmäßig auf die typischerweise erwartbaren Unterlagen. Anders als im Fall des Datenzugriffs werde dieser Pflicht schon durch die Vorlage von Unterlagen in Papierform Genüge getan.

Sachlich sei die Aufbewahrungspflicht akzessorisch zur Aufzeichnungspflicht. Eine eigenständige Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen, die nicht mit einer Pflicht zur Aufzeichnung von Daten im Zusammenhang stehen, bestehe nicht. Dies gelte erst recht für den Zugriff auf elektronisch gespeicherte Daten. Wenn der Steuerpflichtige seinen Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermittle, begrenze die Akzessorietät der Aufbewahrungspflichten zu den Aufzeichnungspflichten auch bei ihm den Datenzugriff und damit die Vorlagepflicht von Unterlagen in elektronischer Form. Eine ordnungsgemäße Überschussrechnung setze lediglich voraus, dass die Höhe der Betriebseinnahmen bzw. der Betriebsausgaben durch Belege nachgewiesen werde; eine förmliche Aufzeichnungspflicht bestehe ebenso wie eine Aufbewahrungspflicht der Belege in elektronischer Form nicht.