Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System reicht zur Führung eines Fahrtenbuchs nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden. So entschied das Finanzgericht Niedersachsen (Az. 3 K 107/18).
Streitig war, ob das vorgelegte (elektronische) Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist oder anderenfalls der private Nutzungsanteil nach der 1 %-Regelung zu versteuern ist. Der Arbeitgeber hatte dem Kläger einen geleasten Dienstwagen zur Verfügung gestellt, den dieser auch für private Fahrten nutzen durfte.
Der Arbeitgeber erwarb für den Dienstwagen eine sog. „Telematiklösung“ u. a. mit der Funktion „elektronisches Fahrtenbuch“. Die ausgewählte Hardware musste nicht fest eingebaut werden. Die Hardware konnte vielmehr auf den standardisierten Fahrzeug-Diagnosestecker aller Fahrzeugtypen (OBD-2 Stecker) des jeweiligen Fahrzeugs aufgesteckt werden. Die Hardware verfügte über einen GPS-Empfänger und übermittelte über das Mobilfunknetz jeweils die aktuelle Position und zeichnete die Bewegungsdaten auf einem zentralen Server zur Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuchs auf. Der Erwerber erhielt einen Online-Zugang zu den Daten, konnte unter Verwendung der dazugehörigen Software (verschiedene) Fahrzeuge anlegen, wiederkehrende Fahrziele definieren und wiederkehrende Strecken (wie Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte) vorbelegen. Der Anwender konnte später einer aufgezeichneten Fahrt in der Software den vordefinierten Fahrtzweck zuordnen oder einen individuellen Fahrtzweck eintragen. Diese Zuordnungen blieben nach der Ersterfassung zunächst frei änderbar. Der Anwender konnte aber auch eine sog. „frei bestimmbare Periode“ (eine Woche, einen Monat o. ä.) final bearbeiten und dann in dem Programm „abschließen“, sodass die vom Anwender ergänzten Daten danach nach der Programmbeschreibung nicht mehr veränderbar waren. Dazu musste er zwingend den tatsächlichen Kilometerstand des Fahrzeugs laut Fahrzeugtacho ablesen und in der Software eingeben. Die Software verglich anschließend den rechnerisch unter Verwendung der GPS-Funktion ermittelten Kilometerstand des Fahrzeugs mit dem abgelesenen Kilometerstand des Fahrzeugs und erfasste bei Abweichungen von mehr als 5 % ggf. eine zusätzliche (private) Fahrt, die dann noch editiert werden konnte. Abweichungen zwischen den Kilometerständen konnten u. a. durch den Ausfall des Gerätes (kein Strom, kein GPS-Signal) oder durch das manuelle Abschalten des Steckmoduls, ein Herausrutschen des Steckmoduls durch Erschütterungen oder Herausziehen des Steckmoduls entstehen. Das elektronisch geführte/ergänzte Fahrtenbuch konnte nach dem Abschluss einer Periode in eine ebenfalls nicht veränderbare PDF-Datei übertragen werden.
Das Finanzgericht war der Auffassung, dass diese technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulassen würde, nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden konnte.