Es stellt einen formellen Mangel der Buchführung dar, wenn Handbücher, Programmierprotokolle, die nachträgliche Änderungen dokumentieren, und sonstige Organisationsunterlagen des benutzten Kassensystems nicht vorgelegt werden können. Die elektronische Bereitstellung von Buchführungsdaten umfasst auch die Verpflichtung, Programme zur Lesbarmachung der Daten zur Verfügung zu stellen. So entschied das Finanzgericht Hamburg (Az. 2 V 202/16).
Der Kläger, ein Gastwirt, legte bei einer Betriebsprüfung maschinelle Ausdrucke vor, die vielfach unvollständige Angaben wie z. B. keine fortlaufende Nummerierung, fehlende Uhrzeiten, unvollständige Datumsangaben enthielten. Die auf einem USB-Stick ausgehändigten Kassendaten waren nicht lesbar und Bedienungs- und Programmieranleitung sowie Programmierprotokolle waren nicht vorhanden. Auf dieser Grundlage schätzte das Finanzamt das Betriebsergebnis und erließ entsprechende Steuerbescheide.
Die dagegen erhobene Klage wies das Finanzgericht ab. Die Buchführung des Klägers sei nicht ordnungsgemäß gewesen, da die Daten der Kassenaufzeichnung nicht auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit hätten überprüft werden können. Daher sei eine Schätzung notwendig gewesen.