Elektronische und handschriftlich geführte Fahrtenbücher dienen dem Nachweis der Aufteilung zwischen beruflichen und privaten Fahrten. Sie müssen daher ordnungsgemäß geführt werden. In jedem Fall müssen das Reiseziel unter genauer Angabe der Adresse mit Straße und Hausnummer, der Kilometerstand zu Beginn und am Ende einer Fahrt sowie die besuchte Person, Behörde oder Filiale angegeben werden.
Die Daten dürfen technisch nicht veränderbar sein, bzw. Änderungen gegenüber den ursprünglichen Aufzeichnungen müssen erkennbar sein. Excel-Tabellen genügen deshalb den Anforderungen an ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch nicht. Es sollte extra für diesen Zweck angebotene Software verwendet werden, auf die die Finanzverwaltung elektronisch zugreifen kann. Auch muss während der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren eine ständige Verfügbarkeit und unverzügliche Lesbarkeit der Daten gewährleistet sein.